Vorbereitung, Durchführung und Analyse von Geschäftsreisen für Unternehmen mit Event-Agentur als professionellem Partner
Jede Reise fängt damit an, dass der erste Schritt gesetzt wird. Das hat man schon im alten China erkannt und natürlich gilt diese Erkenntnis auch heute noch. Um eine Geschäftsreise zu organisieren, bedarf es besonderer Anforderungen, weswegen viele Wirtschaftsunternehmen, Konzerne, kleine und große Firmen, Vereine und etliche andere Betriebe und Einrichtungen für diesen Zweck eine Event-Agentur beauftragen, die sich unter anderem auf Travel-Management spezialisiert hat. Persönliche Gespräche und Treffen zwischen Menschen mit gleichen oder ähnlichen Interessen und Zielsetzungen, seien es Experten, Interessenten, Geschäftspartner oder andere Businesskontakte lassen sich nicht durch die vielfältigen Möglichkeiten der virtuellen Kontaktaufnahme und Kommunikation ersetzen. Auch im Zeitalter globalisierter Wirtschaftsprozesse hat die Relevanz von Ausstellungen, Sitzungen, Tagungen und anderen geschäftlichen Reisen innerhalb Deutschlands, Europas oder der ganzen Welt nicht nachgelassen, sondern gewinnt sogar immer mehr an Wichtigkeit. Aus diesem Grunde ist es für Auftraggeber aus den unterschiedlichsten Geschäftszweigen empfehlenswert, sich mit einer Event-Agentur in Verbindung zu setzen, die sich im Travel-Management bestens auskennt. Das hat unter anderem den großen Vorteil, dass sich der beauftragende Kunde auf die inhaltlichen Komponenten seiner Geschäftsreise oder seines Events fokussieren kann. Beim Business-Travel-Management sind also Profis gefragt, um das vielfältige Aufgabenspektrum einwandfrei abzuarbeiten. Für eine Event-Agentur stellen sich sechs Hauptaufgabengebiete, bei denen eines in das andere greift:
- Kostenanalyse
- Reiseplanung
- Reisebuchung
- Taktischer Einkauf der Reiseleistungen
- Abrechnung der Reisekosten
- Controlling der Reisekosten
In einer Event-Agentur, die sich auf das Arbeitsgebiet Travel-Management konzentriert, arbeiten spezialisierte Experten wie unter anderem Travel-Manager oder Fachwirte für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement. So wird für den Auftraggeber die Auftragsabwicklung von fachlich versierten Profis gewährleistet. Das Leistungsspektrum einer Event-Agentur in München in Bezug auf das Travel-Management wird im folgenden Text erläutert. An erster Stelle steht die Kostenanalyse in Verbindung mit der Wirtschaftlichkeitsüberprüfung für die vom Auftraggeber angestrebte Reise. Anschließend widmen sich die auf das Travel-Management spezialisierten Mitarbeiter der Event-Agentur dem strategischen Einkauf aller mit der Reise verbundenen Services. Beim Business-Travel-Management kümmert sich beispielsweise der Event-Manager um das Buchen von Reisen mit dem Flugzeug oder der Bahn, um Hotelzimmer, Leihwagen und um touristische Angebote sowie spezielle Unternehmensveranstaltungen. Nach der Reiseplanung durch das Travel-Management der Event-Agentur folgt fast übergangslos die Buchung der geplanten Reise. Das Travel-Management kümmert sich durch die Kanalisierung sämtlicher benötigter Reisedaten um eine reibungslose Abwicklung der Reisesteuerung und der Reiseauswertung, damit unter anderem auch plötzlich durchzuführende Umbuchungen unproblematisch sind und zudem Bonusprogramme mit berücksichtigt werden. Mit einer korrekten Abrechnung der Reisekosten ist ein planmäßiges Reisekosten-Controlling gewährleistet, indem das Travel-Management der Event-Agentur sämtliche im Vorfeld anfallenden Kosten für Dienstleistungen, allgemeine Reisekosten und Reserven für unplanmäßig notwendig werdende Kosten ohne Zeitverzögerung in das Auswertungssystem eingegeben werden. Das von der Event-Agentur durchgeführte Controlling in puncto Travel-Management ist nicht nur für die Überwachung der einzelnen Prozesse zugunsten einer perfekten Abwicklung von Nutzen, sondern auch bei der Überprüfung von zusätzlichen Optimierungsmöglichkeiten, und zwar für sich wiederholende Geschäftsreisen sowie für einmalige Events wie zum Beispiel einer Messe-Reise. So ist die beste Beratung des Auftraggebers in Bezug auf eine vielleicht erforderliche Verbesserung der firmeneigenen Reiserichtlinien durch die Profis der Event-Agentur garantiert. Insofern ist es einer kompetenten Event-Agentur möglich, beim Travel-Management durch die Veränderung von Kleinigkeiten eine Kostenoptimierung herbeizuführen. Bei einem einwandfreien Travel-Management ist also Kompromisslosigkeit gefragt. Auf den Kunden zugeschnittene Lösungen bei der Analyse, der Reiseplanung, dem strategischen Einkauf, der Reisebuchung, der Reiseorganisation, der Auswertung und des Controllings werden von einer versierten Event-Agentur mit individuellen Lösungen und mit Begeisterung in die Tat umgesetzt. Das gesetzte Ziel ist es unter anderem auch, dass der beauftragende Kunde sowie die Reisenden selbst, die Reise entspannt genießen können und nicht durch die Arbeit der Event-Agentur belastet werden. Eine Event-Agentur, wie beispielsweise east end communications, agiert also bei der Abwicklung von Aufträgen im Travel-Management weniger im Vordergrund, sondern mehr als stilles fleißige Helferlein im Background.